He aquí 7 criterios importantes para elegir un software del que no se arrepentirá. Estos puntos deben comprobarse con los editores del software que le interesa, para asegurarse de que la solución es la adecuada para usted.

Para ver ejemplos de software y una visión general de la oferta tecnológica para la industria hotelera, consulte en su lugar este artículo.

Los puntos de esta lista se presentan en un orden arbitrario y es obvio que en su decisión entran en juego otros criterios, como el coste de la solución.

1. SUS FUNCIONES

Evidentemente, es importante saber para qué sirve el software y si satisface sus necesidades.

Antes de reunirse con un posible proveedor, haga una lista de sus necesidades para tener claro su enfoque y sus expectativas sobre la solución que busca. Por ejemplo, "quiero aumentar la cesta media de los visitantes", "agilizar el check-in", "poder acceder a mis informes desde casa", "gestionar mis 3 hoteles", etc.

El software que evalúe ofrecerá, obviamente, funcionalidades que van más allá de los requisitos mínimos que ha enumerado. Si el mínimo está cubierto, estas características adicionales pueden ayudarle a hacer su elección.
En una industria que evoluciona rápidamente, es esencial asegurarse de que el software que elija esté en constante innovación, ya que cualquier tecnología que no se mantenga al día se queda obsoleta muy rápidamente.

LISTA DE NECESIDADES

 ¿PARA QUÉ SIRVE LA SOLUCIÓN? ¿QUÉ NECESIDADES SATISFACE?

 ¿TENEMOS CONTROL SOBRE LA SOLUCIÓN? ¿SE PUEDE MODIFICAR?

 ¿CUÁL ES LA POLÍTICA DE ACTUALIZACIÓN DEL SOFTWARE? ¿CON QUÉ FRECUENCIA SE REALIZAN LAS ACTUALIZACIONES? ¿SON AUTOMÁTICAS? ¿SON LIBRES?

¿CUÁL ES LA EVOLUCIÓN FUTURA DE LA SOLUCIÓN?

2. SU ERGONOMÍA

Otro punto importante: la ergonomía de la solución. Lo vas a utilizar todos los días, por lo que debe ser fácil de usar y no una limitación. La ergonomía también es esencial si quiere que su equipo la adopte y la utilice de forma inteligente.

Pide ver la interfaz para comprobar de primera mano cómo funciona.

Si puedes probarlo, prueba dos o tres funciones básicas. ¿Necesitó orientación o lo hizo por su cuenta? El número de clics para realizar la operación también es una buena manera de ver lo fácil (o difícil) que es una acción que puede tener que hacer varias veces al día.

 ¿LA INTERFAZ ME PARECE CLARA?

 ¿ES FÁCIL DE USAR PARA UN PRINCIPIANTE?

 ¿CÓMO SE ACCEDE? ¿ES NECESARIO INSTALARLO EN UN ORDENADOR O SE PUEDE ACCEDER A ÉL CON UN NAVEGADOR?

 ¿PUEDO ACCEDER DESDE MI TABLETA Y/O SMARTPHONE?

3. SU INTERCONEXIÓN

Es muy importante que la solución pueda conectarse con otros programas informáticos, en particular con el PMS (Sistema de Gestión de la Propiedad) que gestiona el calendario de reservas, la facturación, etc.

No existe un programa informático que sirva para todo. Así, el software que le interesa tendrá que comunicarse necesariamente con otro software que ya tenga o que adquiera en el futuro.

Es esencial evaluar el potencial de interconectividad de la solución que se está evaluando con otras soluciones.
O bien el software ya está conectado con algún software (interfaces preexistentes), o bien ofrece interfaces de programación (denominadas API) que permiten que el software externo se conecte sin mucho esfuerzo. Sin embargo, algunos programas no ofrecen ninguna API, la única manera de intercambiar datos con otro programa es exportar manual o automáticamente, e incluso entonces, esto no siempre es posible.

Si no se puede exportar, se corre el riesgo de quedarse encerrado en la solución elegida y de arrepentirse después.

  ¿PUEDE LA SOLUCIÓN CONECTARSE YA CON OTRO SOFTWARE EXISTENTE? ¿CUÁLES?

 ¿HAY INTERFACES DE PROGRAMACIÓN (API) DISPONIBLES?

 ¿SE PUEDE EXTRAER LA INFORMACIÓN MANUALMENTE? ¿CÓMO? ¿SE PUEDEN EXPORTAR LOS DATOS EN UN FORMATO UTILIZABLE? ¿SE PUEDEN EXPORTAR TODOS LOS DATOS?

 ¿LAS INTERFACES, API O FUNCIONALIDADES DE EXPORTACIÓN ESTÁN INCLUIDAS EN EL PRECIO DE LA SOLUCIÓN O SON OPCIONALES? ¿A QUÉ RITMO?

4. SU ATENCIÓN AL CLIENTE

Todos los programas informáticos deberían tener un manual de usuario o una base de conocimientos con artículos que respondan a las preguntas y problemas más comunes.

Obviamente, tener personas disponibles para responder a preguntas específicas en directo es una gran ventaja. Sobre todo si este servicio personal es gratuito y está disponible por teléfono, correo electrónico o chat.

Es importante distinguir entre la asistencia al cliente para responder a los problemas técnicos en cualquier momento, y los gestores de proyectos que supervisan el uso de la solución y comprueban que se le está sacando el máximo partido.

 ¿EXISTE UN SERVICIO DE ATENCIÓN AL CLIENTE?

 ¿ES GRATIS?

 ¿CUÁNDO ESTÁ DISPONIBLE? (7/7; 24/24; horario de oficina)

 ¿OFRECE UNA BASE DE CONOCIMIENTOS? ¿CURSOS DE FORMACIÓN?

 ¿CÓMO PODEMOS CONTACTAR CON ÉL?

 ¿HAY UN GESTOR DE PROYECTOS DEDICADO?

5. SUS REFERENCIAS DE CLIENTES

Las referencias de los clientes o los testimonios son interesantes para hacerse una idea del uso concreto de una solución y complementar la información teórica dada por el proveedor.

Es útil hablar con otros hoteleros que ya utilizan el software sobre su experiencia con la herramienta y el servicio de atención al cliente. Especialmente si el establecimiento del cliente en cuestión es similar a la propia estructura.

¿CUÁNTAS ESTRUCTURAS ESTÁN YA EQUIPADAS CON LA SOLUCIÓN?

 ¿CORRESPONDEN A MI TIPO DE ESTRUCTURA?

 ¿CUÁL ES LA OPINIÓN DE LOS CLIENTES? ¿CUÁL ES EL ÍNDICE DE SATISFACCIÓN?

 ¿HAY ALGUNA OPINIÓN DE LOS CLIENTES EN INTERNET? (FUERA DE LA WEB DE LA EDITORIAL: TWITTER, PLATAFORMAS DE RESEÑAS...)

 CONTACTAR CON TRES COLEGAS QUE UTILICEN EL SERVICIO

6. SU PERMANENCIA

Especialmente en el caso de soluciones a largo plazo (como un PMS o un CRM), tener una idea de cómo va la empresa que desarrolla la solución es un indicador que no debe tomarse a la ligera para evitar una situación problemática en la que la empresa desaparezca.

Sin embargo, la salud financiera no es suficiente para garantizar la sostenibilidad de una empresa, y una nueva start-up no es menos capaz de cumplir la misión por su corta edad, sino todo lo contrario. Además, sobre todo en el mundo de la tecnología, las empresas de nueva creación son más modernas y a menudo más flexibles que las más antiguas. Sin embargo, hay que tener en cuenta la portabilidad de los datos en caso de fallo.

Por lo tanto, conocer la salud financiera de un proveedor es una de las varias formas de evaluar el riesgo de impago de la empresa, pero no es suficiente en sí misma.

 ¿DESDE CUÁNDO ESTÁ DISPONIBLE LA SOLUCIÓN?

 ¿DÓNDE SE ENCUENTRA?

 ¿CONTRATA SU DESARROLLO O DESARROLLA SU SOLUCIÓN INTERNAMENTE?

 ¿ES RENTABLE?

 ¿EL CONJUNTO DE DATOS SE EXPORTA RÁPIDA Y FÁCILMENTE EN UN FORMATO UTILIZABLE?

7. SEGURIDAD Y CUMPLIMIENTO

Es difícil (si no imposible) medir la seguridad de los datos cuando no se es especialista en seguridad informática. Sin embargo, este aspecto es crucial ya que el hotel tiene la responsabilidad de asegurar los datos de sus clientes, especialmente desde el 25 de mayo de 2018 y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Aun así, hay que realizar algunas comprobaciones básicas y verificar al menos que la empresa cumple la normativa vigente.

¿CUMPLE LA SOLUCIÓN LA NORMATIVA VIGENTE (NF 525, PCI DSS, RGPD...)?

¿TIENE UNA POLÍTICA DE CONTRASEÑAS SEGURAS?

¿ES USTED EL ÚNICO PROPIETARIO DE LOS DATOS DEL CLIENTE?

¿ES SEGURA LA PLATAFORMA (https://)?

Utilice esta lista de comprobación durante sus reuniones para entrevistar a los posibles proveedores de tecnología. Le guiará en los puntos importantes para elegir una solución.

Descargue la versión imprimible de la lista de control.

Para ir más allá en la elección de su solución y discutirla con nosotros, únase a nosotros en el evento gratuito de Infor. Regístrese aquí: https: //pages.infor.com/20181018-hsp-fr-hotel-masterclass.html

Escrito por Mathieu

Photo Credits: Unsplash

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