He aquí los 5 puntos principales que hay que tener en cuenta a la hora de elegir un programa informático. Estos puntos deben consultarse con los editores de los programas que le interesen, para asegurarse de que la solución le conviene y es segura, estable, completa y de una empresa bien establecida para maximizar su inversión.

Los puntos de este check-list se presentan en un orden arbitrario y es evidente que en su decisión entran en juego otros criterios, como el coste de la solución, etc.

1. FUNCIONALIDADES

Evidentemente, es importante saber para qué sirve el software y si satisface sus necesidades.

Antes de reunirse con un posible proveedor, haga una lista de sus necesidades para tener claro su enfoque y sus expectativas sobre la solución que busca. Por ejemplo, "quiero aumentar la cesta media de los visitantes", "agilizar el check-in", "poder acceder a mis informes desde casa", "gestionar mis 3 hoteles", etc.

El software que evalúe ofrecerá, obviamente, funcionalidades que van más allá de los requisitos mínimos que ha enumerado. Si el mínimo está cubierto, estas características adicionales pueden ayudarle a hacer su elección.
En una industria que evoluciona rápidamente, es esencial asegurarse de que el software que elija esté en constante innovación, ya que cualquier tecnología que no se mantenga al día se queda obsoleta muy rápidamente.

• Enumerar mis necesidades
• ¿Qué necesidades satisface la solución?
• ¿Las prestaciones que me interesan están incluidas en el paquete o son opcionales?
• ¿Existen otros productos ofrecidos por la empresa que puedan interesarme en el futuro?
• ¿Tenemos control sobre la solución? ¿Se pueden hacer cambios en cualquier momento?
• ¿Con qué frecuencia se realizan las actualizaciones? ¿Son automáticas? ¿Son gratuitas?
• ¿Cuál es la evolución futura de la solución?
• ¿Con qué frecuencia se actualiza la solución?

2. ERGONOMÍA Y CONECTIVIDAD

Otro punto importante: la ergonomía de la solución. Vas a utilizarla todos los días, así que tiene que resultarte fácil de usar y no suponer una limitación. La ergonomía también es esencial si quieres que tu equipo la adopte y la utilice con sensatez. Pide que te enseñen la interfaz para ver de un vistazo cómo funciona.

Si puedes probarlo, prueba dos o tres funciones básicas. ¿Necesitó orientación o lo hizo por su cuenta? El número de clics para realizar la operación también es una buena manera de ver lo fácil (o difícil) que es una acción que puede tener que hacer varias veces al día.

El segundo aspecto muy importante es que la solución debe poder conectarse a otros programas informáticos, especialmente al PMS(Property Management System) que gestiona el calendario de reservas, la facturación, etc., y también debe poder comunicarse con otras soluciones. No existe ningún software que lo haga todo. Así que el software que le interese tendrá que comunicarse inevitablemente con otro software que ya tenga o que adquiera en el futuro.

Es esencial evaluar el potencial de interconectividad de la solución evaluada con otras soluciones. O bien el software ya está conectado con determinado software (interfaces preexistentes), o bien ofrece interfaces de programación (denominadas API) que permiten que el software externo se conecte sin demasiado esfuerzo. Sin embargo, algunos paquetes de software no ofrecen ninguna API, por lo que la única forma de intercambiar datos con otro paquete de software es exportarlos manual o automáticamente, e incluso esto no siempre es posible.

Si no es posible exportar, corres el riesgo de quedarte bloqueado en la solución elegida y arrepentirte después.

• ¿Parece clara la interfaz? ¿Es fácil de usar para un principiante?
• ¿Es necesario instalarlo en un ordenador o se puede acceder a él mediante un navegador?
• ¿Puedo acceder desde mi tableta y/o smartphone?
• ¿Se conecta la solución con otros programas existentes? ¿Con cuáles?
• ¿Existen interfaces de programación (API)?
• ¿Puede extraerse la información manualmente? ¿Cómo puede hacerse? ¿Pueden exportarse todos los datos en un formato utilizable?
• ¿Las interfaces, API o funciones de exportación están incluidas en el precio de la solución o son opcionales? ¿A qué precio?

3. SOSTENIBILIDAD Y REPUTACIÓN

Especialmente en el caso de soluciones diseñadas a largo plazo(como un PMS o un CRM), tener una idea de cómo va la empresa que desarrolla la solución es un indicador que no debe tomarse a la ligera, para evitar una situación problemática en la que la empresa desaparezca y el software deje de recibir mantenimiento.

Sin embargo, la salud financiera no basta para garantizar la supervivencia de una empresa, y una nueva start-up no es menos capaz de cumplir su misión por su corta edad. Además, sobre todo en el mundo de la tecnología, las start-ups son más modernas y a menudo más flexibles que las empresas más antiguas. Asegúrese, sin embargo, de que se menciona la portabilidad de los datos en caso de fracaso. Averiguar la salud financiera de un proveedor es una de las varias formas de evaluar el riesgo de quiebra de la empresa, pero no basta por sí sola.

Otro punto es que las referencias o testimonios de clientes son importantes para hacerse una idea del uso práctico de una solución y complementar la información teórica facilitada por el proveedor.

Resulta útil hablar con otros hosteleros que ya utilicen el software sobre su experiencia con la herramienta y la calidad del soporte huésped. Sobre todo si el establecimiento huésped es similar al suyo.

• ¿Cuántas instalaciones están ya equipadas con la solución? ¿Cuántas son similares a la mía?
• ¿Cuál es la opinión de los clientes? ¿índice de satisfacción?
• ¿Puede encontrar opiniones de clientes en Internet (fuera del sitio web de la editorial: Google, Twitter, plataformas de reseñas, etc.)?
• ¿Enumera la solución los clientes con los que puedo ponerme en contacto? Póngase en contacto con tres utilizando el
• ¿Es rentable la empresa?
• ¿Dónde tiene su sede?
• ¿Desde cuándo existe esta solución?
• ¿Cuál es el desglose de sus empleados (desarrolladores, soporte, etc.)?
• ¿La empresa lleva a cabo el desarrollo internamente o subcontrata esta parte?

4. APOYO Y ASISTENCIA HUÉSPED

Todos los programas informáticos deberían tener un manual de usuario o una base de conocimientos con artículos que respondan a las preguntas y problemas más comunes.

Evidentemente, disponer de personas que respondan en directo a preguntas concretas es una gran ventaja. Sobre todo si este servicio personalizado es gratuito y está disponible por teléfono, correo electrónico y chat.

Es importante distinguir entre la asistencia al cliente para responder a los problemas técnicos en cualquier momento, y los gestores de proyectos que supervisan el uso de la solución y comprueban que se le está sacando el máximo partido.

• ¿Hay un equipo de asistencia? ¿Cuándo está disponible para ayudarme (7/7, 24/24, horario de oficina)? ¿Es gratuito?
• ¿Cómo puedo ponerme en contacto con ella? ¿Habla mi idioma?
• ¿Dispongo de un asesor especializado que me ayude a aprovechar al máximo la solución?
• ¿Existe un equipo de asistencia? ¿Cuándo está disponible para ayudarme?
• ¿Cómo puedo ponerme en contacto con ella? ¿Habla mi idioma?
• ¿Dispongo de un asesor especializado que me ayude a aprovechar al máximo la solución?
• ¿Existe alguna base de conocimientos o formación en línea donde pueda obtener más información o realizar mi propia formación?

5. SEGURIDAD Y CUMPLIMIENTO

Es difícil (por no decir imposible) medir la seguridad de los datos cuando no se es especialista en seguridad informática. Sin embargo, este aspecto es crucial porque el hotel tiene la responsabilidad de asegurar los datos de sus clientes, especialmente desde el 25 de mayo de 2018 y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Todavía hay que realizar algunas comprobaciones básicas, y al menos deberías comprobar que la empresa cumple con la normativa vigente.

• ¿Cumple la solución la normativa vigente (NF 525, PCI DSS, RGPD, etc.)?
• ¿Segura el acceso a la plataforma: identificadores personales, autenticación multifactor (2FA como mínimo), gestión de usuarios por superadministrador, etc.?
• ¿Realmente poseo el 100% de los datos huésped ?
• ¿Es segura la plataforma (https://)?

Utilice esta lista de comprobación durante sus reuniones para entrevistar a los posibles proveedores de tecnología. Le guiará en los puntos importantes para elegir una solución.

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