Checklist para elegir un buen software hotelero

Aquí tienes los 5 grandes temas que te ayudarán a elegir un software. Debes verificar estos puntos con los proveedores de software que te interesen, para asegurarte de que la solución sea adecuada para ti y sea segura, estable y completa, maximizando así tu inversión. Esta checklist es útil para todo tipo de software: PMS, CRM, RMS, etc.

Los puntos de esta checklist se presentan en un orden arbitrario. Otros criterios que pueden influir en tu decisión incluyen el costo de la solución, los plazos de implementación, etc.

1. FUNCIONALIDADES

Obviamente, es importante saber para qué sirve el software y si se ajusta a tus necesidades.

Antes de reunirte con un posible proveedor, debes hacer una lista de tus necesidades que te ayude a ser claro en tu enfoque y expectativas hacia la solución que buscas. Por ejemplo, "quiero aumentar el gasto promedio de los huéspedes", "acelerar el check-in", "poder acceder a mis informes desde casa",

Los softwares que evaluarás ofrecerán, por supuesto, características que van más allá de las necesidades mínimas que hayas enumerado. Si se cubre el mínimo, estas características adicionales pueden orientarte en tu elección.
En una industria que evoluciona muy rápidamente, es fundamental asegurarse de que el software elegido tenga una perspectiva de innovación constante, ya que cualquier tecnología que no se renueve rápidamente se vuelve obsoleta.

2. ERGONOMÍA Y CONECTIVIDAD

Otro punto importante: la ergonomía de la solución. Vas a utilizarla todos los días, así que tiene que resultarte fácil de usar y no suponer una limitación. La ergonomía también es esencial si quieres que tu equipo la adopte y la utilice cada día. Pide que te enseñen la interfaz para ver de un vistazo cómo funciona.

Si puedes probarla, prueba dos o tres características básicas. ¿Te han tenido que guiar o lo has logrado por tu cuenta? El número de clics para completar la operación también es un buen indicador de la facilidad (o dificultad) de una acción que quizás tendrás que realizar varias veces al día.

El segundo aspecto muy importante es que la solución debe poder conectarse con otros softwares, especialmente el PMS(Property Management System) que gestiona el planning de reservas, la facturación, etc. y también debe poder comunicarse con otras soluciones. No existe ningún software que lo haga todo. Así que el software que te interese tendrá que comunicarse inevitablemente con otro software que ya tienes o que adquirirás en el futuro.

Es esencial evaluar el potencial de interconectividad de la solución evaluada con otras soluciones. O bien el software ya está conectado con otros softwares (interfaces preexistentes), o bien ofrece interfaces de programación (denominadas API) que permiten que el software externo se conecte sin demasiado esfuerzo. Sin embargo, algunos paquetes de software no ofrecen ninguna API, por lo que la única forma de intercambiar datos con otro paquete de software es exportarlos manual o automáticamente, e incluso esto no siempre es posible.

Si no puedes exportar datos, corres el riesgo de quedarte bloqueado en la solución elegida y arrepentirte después.

3. LONGEVIDAD Y REPUTACIÓN

Especialmente en el caso de soluciones diseñadas a ser utilizadas a largo plazo (como un PMS o un CRM), tener una idea de cómo va la empresa que desarrolla la solución es un indicador que no debe tomarse a la ligera, para evitar una situación problemática en la que la empresa desaparezca y el software deje de recibir mantenimiento.

Puede ser difícil evaluar la salud financiera de una empresa. No te dejes deslumbrar por las campañas de recaudación de fondos, que no son en absoluto garantía del futuro de una empresa. En su lugar, consulta los sitios web de información financiera disponibles en cada país (en Francia: Societe.com o Pappers.fr), que son útiles para conocer la historia y la salud actual de la empresa. Si no hay información disponible, basta con preguntar sobre ingresos, la rentabilidad, los nombres de los accionistas, etc. Por último, no dudes en mencionar la portabilidad de los datos en caso de quiebra, o incluso incluirla en el contrato.

Otro punto a tener en cuenta: los testimonios y reseñas de los clientes son importantes para hacerse una idea del uso práctico de una solución y complementar la información teórica facilitada por el proveedor.

Resulta útil hablar con otros hoteleros que ya utilizan el software sobre su experiencia con la herramienta y la calidad del soporte al cliente. Sobre todo si este establecimiento se parece al tuyo.

4. ASESORAMIENTO Y ASISTENCIA AL CLIENTE

Todos los programas informáticos deberían ofrecer una base de conocimientos con artículos que respondan a las preguntas y problemas más frecuentes.

Obviamente, contar con personas disponibles para responder en directo a preguntas concretas es una gran ventaja. Sobre todo si este servicio personalizado es gratuito y está disponible por teléfono, correo electrónico y chat.

Es importante distinguir entre el equipo de asistencia al cliente que puede responder a problemas técnicos en cualquier momento y los  account managers/gestores de proyectos, que supervisan el uso de la solución y te ayudan a sacarle el máximo partido.

5. SEGURIDAD Y CONFORMIDAD

Es difícil (si no imposible) medir la seguridad de los datos cuando no se es especialista en seguridad informática. Sin embargo, este aspecto es crucial porque los hoteles tienen la responsabilidad de asegurar los datos de sus clientes, especialmente desde el 25 de mayo de 2018 y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Así que asegúrate de que la solución te permite cumplir con la normativa. 

Una empresa que quiera maximizar la seguridad de su plataforma debe realizar pruebas de penetración(en inglés «penetration tests» / «pentest») por parte de empresas especializadas en seguridad informática. Estas pruebas permiten a la empresa detectar fallos y corregirlos posteriormente.

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Utiliza esta checklist durante las reuniones para interrogar y hacer todas las preguntas necesarias a los posibles proveedores de tecnología. Te guiará en los puntos importantes para elegir una solución.

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Fuente fotos: Unsplash

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