¿Qué software debo elegir para mi hotel? 1/2

Hoy en día, la gestión diaria de un hotel sólo puede realizarse con la ayuda de soluciones informáticas. Sin embargo, hay tanto software en el mercado que es difícil diferenciar las funciones de cada uno de ellos. Además, todos estos programas informáticos evolucionan y ofrecen funciones que a veces se solapan con otras, lo que no facilita la elección.

Así pues, a continuación se resumen las diferentes funcionalidades principales de todo el ecosistema informático de un hotel, con algunos ejemplos del software correspondiente.

Esta lista se divide en dos partes, en este primer artículo hablaremos de las siguientes características:

- Gestión hotelera
- Distribución
- Tecnología en las habitaciones
- Limpieza y mantenimiento

En cuanto a la segundo artículo habla de :

- El e-reputación
- El gestión del rendimiento
- El gestión de las relaciones con los clientes

Gestión hotelera

El PMS (Sistema de Gestión de la Propiedad)
El software central del hotel para la gestión y facturación de las habitaciones

El PMS es el software de referencia para todos los demás programas, ya que gestiona la programación de las habitaciones, las reservas, la información clave de los clientes y la facturación. La información que contiene es esencial para el funcionamiento del hotel, y debe estar necesariamente conectada con el software de distribución y, si es posible, con el resto de software implantado en el hotel. Por desgracia, los problemas de interconexión no siempre son muy sencillos.

Hay muchos proveedores de PMS. Varios de ellos llevan décadas en el mercado, pero hay nuevos proveedores con una ergonomía muy moderna y un funcionamiento similar al de la nube, que a veces tienden a incluir funcionalidades de distribución.
Algunos PMS están específicamente adaptados a la gestión de varios hoteles (multipropiedad), algo necesario para un grupo hotelero.

En nuestra opinión, más allá de las funcionalidades necesarias para su establecimiento, los elementos clave a tener en cuenta a la hora de elegir un PMS son laergonomía de las pantallas para el usuario y las capacidades de interconexión con otras herramientas. La calidad del servicio de atención al cliente es, obviamente, un criterio a tener en cuenta, como lo es para todas las herramientas que mencionaremos más adelante.

• FUNCIONES PRINCIPALES:

- Planificación y asignación de habitaciones
- Check-in y check-out
- Facturación
- ...

• ALGUNAS HERRAMIENTAS HISTÓRICAS: Cloudbeds, HotSoft8, Infor HMS, Itesso, Jazhotel, Medialog, Misterbooking, Opera, Protel, Sequoiasoft, Sihot, Springer-Miller, Topsys, Visual Matrix, Vega, ...
  ALGUNAS NOVEDADES: Asterio, Base7Booking, Booking Planner, Hotel Logix, Mews, Thaïs-Soft, ...

Distribución

Motor de reservas y gestor de canales
La venta de habitaciones y la relación con los distribuidores

Los canales de distribución son las diferentes formas en que los huéspedes pueden reservar una estancia en su establecimiento:

• El más importante es el motor de reservas, que es la herramienta integrada en la web del hotel a través de la cual es posible comprobar la disponibilidad y el precio de las habitaciones y hacer una reserva. Sobre todo, el motor de reservas debe estar interconectado con el PMS en tiempo real y de forma bidireccional para que una habitación deje de estar disponible en el momento en que se reserve. Por supuesto, laergonomía general es absolutamente esencial para no "desanimar" al cliente que desea hacer una reserva.

• Otros canales de distribución son las OTAs (Agencias de Viajes Online) como Expedia o Booking (por nombrar sólo las más importantes). Estos canales son importantes para llegar a los clientes que no conocen el hotel.

Aquí es donde entra en juego el gestor de canales, que agrupa todas las plataformas en las que están disponibles las habitaciones del hotel para su reserva y, por tanto, facilita la gestión y la actualización de los precios y la disponibilidad de las habitaciones.

El sitio web del hotel se considera un canal del mismo modo que una OTA. Algunos channel managers están conectados al Sistema Central de Reservas de la cadena hotelera a la que pertenece el hotel (CRS) y para maximizar las ventas y ser visibles para todas las agencias de viajes del mundo, algunos channel managers están conectados al GDS (Global Distribution System).

• FUNCIONES PRINCIPALES :

- Motor de reservas
- Visualización de la disponibilidad y el precio de cada habitación en función de numerosos parámetros (duración de la estancia,...)
- Recogida del pago
- Actualización del PMS

• ALGUNOS EJEMPLOS : D-EDGE , Bookassist , Bookwize , Cloudbeds , Cubilis , Fastbooking , Mirai , Reservit , Siteminder , SynXis , TravelClick , Vertical Booking …

Tecnología en la habitación

Las características de una habitación moderna

Una habitación debe ser lo más acogedora y cómoda posible. Más allá de la ropa de cama y la decoración, las innovaciones tecnológicas se insertan cada vez más en el corazón de la habitación para ofrecer al cliente una nueva experiencia. Esto comienza antes de entrar en la habitación con cerraduras inteligentes que se pueden abrir con un teléfono.

Una vez en la habitación, el huésped se conecta al Wi-Fi. Muchos actores proporcionan este tipo de servicio, lo importante es una conexión de buena calidad y un acceso lo más fácil posible. Para el hotel o la cadena hotelera, el Wi-Fi ofrece una oportunidad muy importante de contacto con el cliente que debe ser aprovechada.

Hay dos opciones posibles para montar una red Wi-Fi en un hotel: recurrir a un operador especializado que gestione la instalación y el acceso a Internet de la A a la Z, o a un instalador que sólo se encargue de instalar los terminales Wi-Fi, que el hotel conectará a su acceso a Internet por sí mismo.

En la habitación suele haber una pantalla para acceder a los canales de televisión. Algunos sistemas integrados también ofrecen una selección de VOD (vídeo a la carta), así como contenidos informativos sobre el hotel y sus alrededores. En ocasiones, estos sistemas permiten a los invitados conectar sus dispositivos (smartphone, tableta, PC) a la pantalla mediante screen mirroring (Airplay para Apple) para ver sus propios contenidos. Esta es una característica muy popular entre los huéspedes.

Por último, algunos hoteles están empezando a disponer de equipos de domótica, como luces, cortinas y aire acondicionado, que pueden controlarse de forma inteligente.

Todas estas tecnologías son interesantes, el reto es hacerlas fáciles de usar para los huéspedes del hotel. Lo ideal es que estas soluciones permitan al huésped volver a una habitación con la televisión, la luz y la temperatura ajustadas de la misma manera que durante su anterior estancia.

• CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES :

- Wi-Fi
- TV conectada
- Termostato inteligente
- Cerradura conectada
- VOD

• ALGUNOS ACTORES :

- CERRADURAS CONECTADAS: Assa Abloy, Onity, Salto, Sesame Technology
- WI-FI: 2iSR, Orange Business Services, Passman, Ucopia, UTHospitality, Wifirst
- TELEVISIÓN CONECTADA: Acentic, Eona, HoistGroup, InnSpire, SONIFI
- DOMÓTICA: Control4, Delta Dore, Honeywell, Schneider Electric

Limpieza y mantenimiento

Mantenimiento y conservación de las habitaciones

Este software de gestión de operaciones hoteleras permiteoptimizar las distintas tareas de los equipos de limpieza y técnicos. Al mejorar la productividad y reducir la pesadez del trabajo de estos equipos, el hotel mejora considerablemente la calidad del servicio ofrecido a sus huéspedes. De hecho, las habitaciones están disponibles antes de la llegada de los huéspedes y hay menos problemas técnicos señalados por los huéspedes.  

La interactividad con el portal del cliente y/o la app del hotel permite a los huéspedes hacer un seguimiento de las solicitudes que han realizado. Esto puede ser útil en hoteles con una duración media de estancia elevada.

• FUNCIONES PRINCIPALES :

- Gestión del calendario de limpieza de las habitaciones
- Asignación del personal de limpieza
- Actualización del estado de las habitaciones en el PMS
- Gestión de los suministros (toalla, almohada, ...)
- Mantenimiento preventivo de las habitaciones (cambio del filtro del aire acondicionado, ...)

• ALGUNOS EJEMPLOS : 1check, HotSOS, KnowCross, Room Checking

El resto del artículo está disponible aquí.

Los proveedores aparecen en este artículo por orden alfabético y no reflejan ninguna preferencia por nuestra parte. Esta lista no es exhaustiva, si crees que alguna solución tiene cabida en este artículo, no dudes en indicárnoslo.

[LEA LA SEGUNDA PARTE AQUÍ].

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